Digitalisierung und GoBD - Finanzverwaltung geht mit der Zeit

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergänzen und präzisieren die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für den Bereich aller IT-Systeme im Unternehmen. Sie sind von jedem Kaufmann zu beachten, der seiner Buchführungspflicht unter Einsatz von Hard- und Software nachkommt.

Bereits im Juli 2019 hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine aktualisierte Fassung der GoBD veröffentlicht, dieses aber aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs wieder zurückgezogen. Die nun mit Datum vom 28.11.2019 veröffentlichte Fassung beinhaltet keine nennenswerten Änderungen gegenüber der Juli-Version und ist seit 1.1.2020 verpflichtend zu beachten. Mit der Überarbeitung der GoBD gegenüber den bisher geltenden Grundsätzen aus 2014 kommt die Finanzverwaltung zahlreichen Forderungen aus der Praxis nach. Als Beispiele können genannt werden:

• "Einscannen" mit dem Smartphone
  Durch den neuen Begriff „bildliches Erfassen“ wird den technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit existieren nun auch die Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen. Eine Verfahrensdokumentation ist auch hier notwendig.
  
  
• Aufbewahrung strukturierter Daten
  Werden z. B. über eine Schnittstelle zur Bank so genannte strukturierte Daten (Kontoeinzelumsätze) abgerufen, reicht die Aufbewahrung dieser strukturierten Daten aus. Inhaltsgleiche bildhafte Dokumente, z. B. PDF-Kontoauszüge, müssen nicht mehr vorgehalten werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich diese genauso gut auswerten lassen wie das bildhafte Belegdokument.

Des Weiteren hat das BMF ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Die im Rahmen einer Betriebsprüfung angeforderten Strukturinformationen werden hier näher spezifiziert.

Es bleibt zu hoffen, dass steuerliche Regelungen dem digitalen Fortschritt in Unternehmen nicht entgegenstehen und sich insbesondere auch Buchhaltungssysteme zeitgemäß entwickeln können. Mit dem jüngsten BMF-Schreiben in dieser Angelegenheit zeigt die Finanzverwaltung zumindest den Willen, sich mit aktuellen Entwicklungen auseinanderzusetzen.